Comment le Centre Thieu Lam gère ses adhérents avec VerticalSoft

Le Centre Martial et Culturel Thiêu Lâm est une association qui a pour activité l’enseignement et le développement des arts martiaux sino-vietnamiens. Elle compte aujourd’hui plus de 2000 adhérents de tout âge. Le Centre Thiêu Lâm propose des cours sur plusieurs disciplines et dans plusieurs centres, offrant plus de 50 cours et ateliers par semaine. Le Centre doit également gérer une dizaine de forme de paiement, depuis le paiement en carte bleue jusqu’au paiement en chèque sport, ainsi que des remises en fonction de la localité, de l’âge, du mode de paiement et autre promotion. La gestion des documents requis, des relances, l’export vers la comptabilité, la campagne de renouvellement annuel devenaient difficile à gérer sur de simples fichiers Excel.

Pour faciliter la gestion de ses adhésions aux cours et ateliers, le Centre Thiêu Lâm cherchait une solution pour gagner du temps et gérer plus rigoureusement.

Un système complet pour gérer chaque adhérent

L’adhésion se fait en ligne via un formulaire qui permet de choisir la formule, le cours et les options. Le système reconnait les anciens adhérents et met à jour leur historique, envoi les e-mails de confirmation, génère les documents à remplir et la facture, liste les documents à fournir, relance si nécessaire. Toutes les opérations sont tracés et regroupées sur la fiche adhérent. Le système dédoublonne et normalise les données. Les professeurs disposent d’un accès permettant de visualiser leurs cours et la liste des élèves, avec l’information nécessaire pour les relancer sur le paiement ou les documents restant à fournir. Il leur est possible d’alerter en cas de changement ou d’annulation d’un cours.

Une base propre et centralisée facilement exploitable

Le générateur de rapports et tableaux de bord permet de piloter de produire des statistiques. Le centre utilise notre module d’export comptable qui produit directement des écritures comptables au format csv avec leur code analytique. Ces écritures sont importées dans leur logiciel de comptabilité.

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